Questo articolo è per personal trainer e coach che usano Gymkee per gestire la propria attività di coaching.
Pubblico: Personal trainer e coach | Questo articolo riguarda la piattaforma web Gymkee per gestire la tua attività di coaching.
Cosa imparerai
Come creare e inviare fatture ai clienti
Come fatturare clienti esistenti o nuovi clienti
Come aggiungere più voci, impostare date di scadenza e aggiungere note
Come monitorare lo stato delle fatture e gestire i pagamenti falliti o scaduti
Quando usare le fatture
Le fatture sono perfette per gli addebiti una tantum. Usale quando devi addebitare a un cliente:
Una valutazione o consulenza iniziale
Un pacchetto di allenamento o un programma personalizzato
Attrezzatura, integratori o altri extra
Qualsiasi servizio che non sia un abbonamento ricorrente
Ogni fattura viene inviata all'email del cliente. Riceve un link a una pagina di pagamento sicura ospitata su Stripe dove può pagare con carta.
Creare una fattura
Dalla pagina Transazioni
Vai a Gymkee Pay > Transazioni
Clicca sul pulsante Crea pagamento (in alto a destra)
Seleziona Fattura dal menu a tendina
Si apre il modulo di creazione fattura.
Dalla pagina di creazione fattura
Puoi anche andare direttamente a Gymkee Pay > Fatture e creare da lì, oppure navigare a /gymkee-pay/invoices/create.
Compilare il modulo della fattura
Passo 1: Scegli il cliente
Hai due opzioni:
Seleziona un cliente esistente
Usa il menu a tendina per cercare un cliente per nome o email
Quando selezioni un cliente, la sua email viene compilata automaticamente
Inserisci i dati manualmente
Clicca su Inserisci manualmente per passare all'inserimento manuale
Digita l'indirizzo email del cliente (obbligatorio)
Facoltativamente aggiungi il suo nome
Questo è utile per fatturare qualcuno che non è ancora cliente su Gymkee.
Passo 2: Aggiungi le voci
Ogni fattura ha bisogno di almeno una voce.
Descrizione: cosa stai fatturando (es. "Programma di allenamento 3 mesi")
Importo: il prezzo per questa voce (nella tua valuta)
Clicca Aggiungi voce per aggiungere altre voci. Ogni voce ha la sua descrizione e il suo importo.
Per rimuovere una voce, clicca l'icona del cestino accanto ad essa (disponibile solo quando hai più di una voce).
Il totale si aggiorna automaticamente quando aggiungi o modifichi le voci.
Passo 3: Imposta la data di scadenza
Scegli quanti giorni ha il cliente per pagare:
Il valore predefinito è 30 giorni
Puoi impostare qualsiasi valore tra 1 e 365 giorni
Passo 4: Aggiungi un memo (opzionale)
Aggiungi una nota personale alla fattura. Questa appare sulla fattura che il cliente riceve. Usala per:
Istruzioni di pagamento
Un messaggio di ringraziamento
Dettagli sul servizio
Passo 5: Invia la fattura
Clicca Invia fattura per crearla e inviarla immediatamente. Il cliente riceve un'email con un link per pagare.
Dopo l'invio, verrai reindirizzato alla pagina di dettaglio della fattura dove puoi monitorarne lo stato.
Stati delle fatture
Stato | Significato |
Aperta | La fattura è stata inviata, in attesa di pagamento |
Pagata | Il cliente ha pagato la fattura |
Scaduta | La data di scadenza è passata senza pagamento |
Annullata | La fattura è stata annullata manualmente |
Bozza | La fattura esiste ma non è stata inviata |
Non riscuotibile | Il pagamento è fallito e non può essere incassato |
Monitorare le fatture
Dalla lista fatture
Vai a Gymkee Pay > Fatture per vedere tutte le tue fatture con il loro stato attuale.
Dalla pagina Transazioni
Vai a Gymkee Pay > Transazioni per vedere tutti i pagamenti, inclusi quelli delle fatture. Puoi filtrare per stato:
Tutti: tutto
Riusciti: pagamenti andati a buon fine
Falliti: pagamenti non riusciti
Incompleti: pagamenti in attesa di azione
Rimborsati: pagamenti rimborsati
Panoramica statistiche
In cima alla pagina Transazioni, vedrai:
Ricavo netto: ricavo totale meno i rimborsi
Riusciti: numero di pagamenti andati a buon fine
Falliti: numero di pagamenti falliti
Tasso di fallimento: percentuale di pagamenti falliti
Cosa succede quando un cliente paga
Quando un cliente clicca il link di pagamento nella sua email di fattura:
Vede una pagina di checkout ospitata da Stripe con il tuo branding
Inserisce i dati della carta
Il pagamento viene elaborato istantaneamente
Lo stato della fattura cambia in "Pagata"
Sia tu che il cliente ricevete una conferma
Se hai configurato le regole di accesso, l'accesso del cliente ai contenuti Gymkee viene aggiornato automaticamente in base allo stato del pagamento.
Gestire le fatture scadute
Quando una fattura supera la data di scadenza:
Lo stato cambia in Scaduta
Se hai configurato le regole per fatture scadute (Gymkee Pay > Impostazioni > Regole di accesso > Fattura scaduta), l'accesso del cliente può essere automaticamente limitato dopo un numero di giorni impostato
La fattura appare nella sezione Azioni richieste della tua dashboard
Per seguire la cosa:
Invia un promemoria al cliente (Gymkee non invia promemoria automatici per le fatture una tantum)
Puoi annullare la fattura e crearne una nuova se necessario
Fatturare nuovi clienti (non su Gymkee)
Puoi inviare fatture a persone che non sono ancora clienti su Gymkee. Quando crei una fattura:
Clicca su Inserisci manualmente nella sezione cliente
Inserisci email e nome
Invia la fattura
La persona riceve la fattura via email e può pagare senza avere un account Gymkee.
Se vuoi anche invitarla su Gymkee, puoi farlo separatamente dalla pagina Clienti.
Consigli
Usa nomi chiari e descrittivi per le voci. "Programma trasformazione 3 mesi (Gen-Mar 2026)" è molto meglio di "Allenamento."
Imposta date di scadenza appropriate per i tuoi clienti. Per importi elevati, considera di dare 14-30 giorni. Per importi più piccoli, 7 giorni mantiene il flusso attivo.
Controlla regolarmente la pagina Transazioni per pagamenti falliti o incompleti. Agire rapidamente su questi evita perdite di ricavi.
Mantieni i memo professionali ma personali. Un semplice "Grazie per la tua fiducia! Non vedo l'ora di lavorare insieme." fa una grande differenza.
Errori comuni
Inviare una fattura senza verificare l'indirizzo email. Ricontrolla l'email prima di cliccare Invia. Il cliente non riceverà la fattura se l'email è sbagliata, e tu non riceverai un messaggio di errore.
Impostare una data di scadenza troppo breve. Dare a qualcuno 1 giorno per pagare può sembrare insistente. Usa almeno 7 giorni per una buona esperienza cliente.
Non controllare il totale prima dell'invio. Gli importi vengono inseriti per voce. Assicurati che il totale in fondo corrisponda a quanto vuoi addebitare.
Dimenticare di aggiungere le descrizioni delle voci. Una fattura con "Servizio" e un numero non è utile. Sii specifico in modo che i clienti sappiano esattamente per cosa stanno pagando.
Risoluzione dei problemi
Problema: il cliente dice di non aver ricevuto la fattura
Perché succede: L'email potrebbe essere finita nello spam, oppure l'indirizzo email potrebbe essere errato.
Come risolvere: Chiedi al cliente di controllare la cartella spam. Verifica l'indirizzo email sulla fattura. Se necessario, annulla la fattura e creane una nuova con l'email corretta.
Problema: il pagamento della fattura è fallito
Perché succede: La carta del cliente è stata rifiutata (fondi insufficienti, carta scaduta o restrizione bancaria).
Come risolvere: Il cliente può riprovare con un'altra carta cliccando il link di pagamento nella sua email. Puoi anche rinviare la fattura o crearne una nuova.
Problema: non riesco a creare una fattura
Perché succede: Il tuo account Stripe potrebbe non essere completamente verificato, oppure gli addebiti non sono ancora abilitati.
Come risolvere: Vai a Gymkee Pay > Impostazioni > Generale e controlla lo stato della verifica. Completa eventuali requisiti in sospeso.
Domande frequenti
D: Posso modificare una fattura dopo averla inviata? No. Una volta inviata, la fattura non può essere modificata. Puoi annullarla e crearne una nuova con i dettagli corretti.
D: Il cliente ha bisogno di un account Gymkee per pagare? No. Il pagamento della fattura avviene tramite una pagina di checkout Stripe. Chiunque abbia il link di pagamento può pagare.
D: Posso applicare uno sconto a una fattura? Sì. Puoi applicare un codice sconto quando crei la fattura.
D: Quale valuta viene usata per la fattura? Le fatture usano la tua valuta predefinita (impostata durante l'onboarding Stripe). Questa è basata sul tuo paese.
D: Posso inviare fatture a più clienti contemporaneamente? Attualmente, le fatture vengono create una alla volta. Ogni fattura è per un solo cliente.
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