Este artigo é para treinadores pessoais que usam Gymkee para gerir o seu negócio de coaching.
Público: Treinadores pessoais | Este artigo é sobre a plataforma web Gymkee para gerir o teu negócio de coaching.
O que vais aprender
Como criar e enviar faturas aos teus clientes
Como faturar clientes existentes ou novos clientes
Como adicionar vários itens de linha, definir datas de vencimento e adicionar notas
Como acompanhar o estado das faturas e lidar com pagamentos falhados ou em atraso
Quando usar faturas
As faturas são perfeitas para cobranças pontuais. Usa-as quando precisas de faturar um cliente por:
Uma avaliação inicial ou consulta
Um pack de treino ou programa personalizado
Equipamento, suplementos ou outros extras
Qualquer serviço que não seja uma assinatura recorrente
Cada fatura é enviada por e-mail ao cliente. Ele recebe um link para uma página de pagamento segura alojada pelo Stripe, onde pode pagar com cartão.
Criar uma fatura
A partir da página Transações
Vai a Gymkee Pay > Transações
Clica no botão Criar pagamento (canto superior direito)
Seleciona Fatura no menu pendente
Isto abre o formulário de criação de fatura.
A partir da página de criação de fatura
Também podes ir diretamente a Gymkee Pay > Faturas e criar a partir daí.
Preencher o formulário de fatura
Passo 1: Escolher o cliente
Tens duas opções:
Selecionar um cliente existente
Usa o menu pendente para procurar um cliente por nome ou e-mail
Quando selecionas um cliente, o e-mail é preenchido automaticamente
Inserir dados manualmente
Clica em Inserção manual para mudar para o modo manual
Escreve o endereço de e-mail do cliente (obrigatório)
Opcionalmente, adiciona o nome
Isto é útil para faturar alguém que ainda não é cliente no Gymkee.
Passo 2: Adicionar itens de linha
Cada fatura precisa de pelo menos um item de linha.
Descrição : O que estás a faturar (por exemplo, "Programa de treino de 3 meses")
Valor : O preço deste item (na tua moeda)
Clica em Adicionar item para adicionar mais linhas. Cada item tem a sua própria descrição e valor.
Para remover um item, clica no ícone de lixo ao lado (disponível apenas quando tens mais do que um item).
O total atualiza-se automaticamente quando adicionas ou modificas itens.
Passo 3: Definir a data de vencimento
Escolhe quantos dias o cliente tem para pagar:
A predefinição é 30 dias
Podes definir qualquer valor entre 1 e 365 dias
Passo 4: Adicionar uma nota (opcional)
Adiciona uma nota pessoal à fatura. Ela aparece na fatura que o cliente recebe. Usa-a para:
Instruções de pagamento
Uma mensagem de agradecimento
Detalhes sobre o serviço
Passo 5: Enviar a fatura
Clica em Enviar fatura para a criar e enviar imediatamente. O cliente recebe um e-mail com um link para pagar.
Depois do envio, és redirecionado para a página de detalhe da fatura onde podes acompanhar o estado.
Estados das faturas
Estado | O que significa |
Em aberto | A fatura foi enviada, à espera de pagamento |
Paga | O cliente pagou a fatura |
Em atraso | A data de vencimento passou sem pagamento |
Anulada | A fatura foi manualmente anulada |
Rascunho | A fatura existe mas ainda não foi enviada |
Incobrável | O pagamento falhou e não pode ser cobrado |
Acompanhar as tuas faturas
A partir da lista de faturas
Vai a Gymkee Pay > Faturas para ver todas as tuas faturas com o seu estado atual.
A partir da página Transações
Vai a Gymkee Pay > Transações para ver todos os pagamentos, incluindo pagamentos de faturas. Podes filtrar por estado:
Tudo : Mostrar tudo
Bem-sucedidos : Pagamentos que foram processados
Falhados : Pagamentos que não funcionaram
Incompletos : Pagamentos à espera de ação
Reembolsados : Pagamentos que foram reembolsados
Resumo das estatísticas
No topo da página Transações, vais ver:
Receita líquida : Receita total menos reembolsos
Bem-sucedidos : Número de pagamentos bem-sucedidos
Falhados : Número de pagamentos falhados
Taxa de falha : Percentagem de pagamentos falhados
O que acontece quando um cliente paga
Quando um cliente clica no link de pagamento no e-mail da fatura:
Vê uma página de pagamento Stripe com o teu branding
Insere os dados do cartão
O pagamento é processado instantaneamente
O estado da fatura muda para "Paga"
Tu e o cliente recebem uma confirmação
Se configuraste regras de acesso, o acesso do cliente ao conteúdo Gymkee é automaticamente atualizado com base no estado do pagamento.
Lidar com faturas em atraso
Quando uma fatura ultrapassa a data de vencimento:
O estado muda para Em atraso
Se configuraste regras para faturas em atraso (Gymkee Pay > Definições > Regras de acesso > Fatura em atraso), o acesso do cliente pode ser automaticamente restringido após um número de dias definido
A fatura aparece na secção Ações necessárias do teu painel
Para dar seguimento:
Envia um lembrete ao cliente (Gymkee não envia lembretes automáticos para faturas pontuais)
Podes anular a fatura e criar uma nova se necessário
Faturar novos clientes (que não estão no Gymkee)
Podes enviar faturas a pessoas que ainda não são clientes no Gymkee. Ao criar uma fatura:
Clica em Inserção manual na secção do cliente
Insere o e-mail e o nome
Envia a fatura
A pessoa recebe a fatura por e-mail e pode pagar sem ter uma conta Gymkee.
Se também queres convidá-la para Gymkee, podes fazê-lo separadamente a partir da tua página de Clientes.
Dicas
Usa nomes de itens claros e descritivos. "Programa transformação 3 meses (jan-mar 2026)" é muito melhor do que "Treino."
Define datas de vencimento que façam sentido para os teus clientes. Para valores altos, considera dar 14 a 30 dias. Para valores mais baixos, 7 dias mantém as coisas em andamento.
Consulta a tua página Transações regularmente para detetar pagamentos falhados ou incompletos. Agir rapidamente evita perda de receita.
Mantém as tuas notas profissionais mas pessoais. Um simples "Obrigado pela tua confiança! Ansioso por trabalhar contigo." faz toda a diferença.
Erros comuns
Enviar uma fatura sem verificar o endereço de e-mail. Verifica bem o e-mail antes de clicar em Enviar. O cliente não vai receber a fatura se o e-mail estiver errado, e não vais receber uma mensagem de erro.
Definir uma data de vencimento demasiado curta. Dar 1 dia para pagar pode parecer insistente. Usa pelo menos 7 dias para uma boa experiência do cliente.
Não verificar o total antes de enviar. Os valores são inseridos por item. Confirma que o total no fundo corresponde ao que pretendes cobrar.
Esquecer de adicionar descrições aos itens. Uma fatura com "Serviço" e um número não é útil. Sê específico para que os clientes saibam exatamente o que estão a pagar.
Resolução de problemas
Problema: O cliente diz que não recebeu a fatura
Porque acontece: O e-mail pode ter ido para o spam, ou o endereço de e-mail pode estar incorreto.
Como resolver: Pede ao cliente para verificar a pasta de spam. Verifica o endereço de e-mail na fatura. Se necessário, anula a fatura e cria uma nova com o e-mail correto.
Problema: O pagamento da fatura falhou
Porque acontece: O cartão do cliente foi recusado (fundos insuficientes, cartão expirado ou restrição bancária).
Como resolver: O cliente pode tentar novamente com outro cartão clicando no link de pagamento no e-mail. Também podes reenviar a fatura ou criar uma nova.
Problema: Não consigo criar uma fatura
Porque acontece: A tua conta Stripe pode não estar totalmente verificada, ou os pagamentos ainda não estão ativados.
Como resolver: Vai a Gymkee Pay > Definições > Geral e verifica o teu estado de verificação. Conclui quaisquer requisitos pendentes.
Perguntas frequentes
P: Posso editar uma fatura depois de a enviar? Não. Uma vez enviada, a fatura não pode ser modificada. Podes anulá-la e criar uma nova com os dados corretos.
P: O cliente precisa de uma conta Gymkee para pagar? Não. O pagamento da fatura é feito através de uma página Stripe. Qualquer pessoa com o link de pagamento pode pagar.
P: Posso aplicar um desconto a uma fatura? Sim. Podes aplicar um código de desconto ao criar a fatura.
P: Que moeda é usada na fatura? As faturas usam a tua moeda predefinida (definida durante a configuração do Stripe). É baseada no teu país.
P: Posso enviar faturas a vários clientes ao mesmo tempo? Atualmente, as faturas são criadas uma de cada vez. Cada fatura é para um único cliente.
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Links de pagamento e descontos